Əlaqəli yazılar

“İdeal təşkilati dizayn modeli və ya ən yaxşı struktur modeli yoxdur…” Rəşad Məhərrəmov

“İdeal təşkilati dizayn modeli və ya ən yaxşı struktur modeli  anlayışı yoxdur, təşkilata ən uyğun olan model vardır”.

Hər bir müəssisə fəaliyyəti üçün ehtiyac duyduğu qaynağı ətrafdan alır və ətrafı üçün dəyər yaratdığı zaman bazarda mövqeyini möhkəmləndirə bilir. Bu səbəbdən müəssisələr xarici mühitə qarşı diqqətli və həssas olmağa çalışır, çünki hazırda güc fasiləsiz olmaqdır, daim müştərinin ağlında olmaq üçün  görünən və təsir edici olmaq çox önəmlidir. Bugünkü həmsöhbətim  iş prosesinin idarə edilməsi, korporativ performans idarəçiliyi, strateji idarəetmə və müxtəlif sahələrdə 13 illik təcrübəyə malik çox yönlü idarəetmə mütəxəssisi Rəşad Məhərrəmovdur. Bütün bunları nəzərə alaraq müsahibimlə  müəssisələr üçün həyati önəm daşıyan “Təşkilatı Dizayn” mövzusuna toxunmağa qərar verdik.

  • Salam Rəşad bəy, ilk olaraq təşkilatın dəyişikliyə olan ehtiyacını müəyyən edən əsas amillər nələrdir və bu sahədə ən çox rast gəlinən problemlər nə ilə bağlıdır?

Təşkilatın dəyişikliyə olan ehtiyacını  müəyyən edən əsas  amil əsasən köhnəlmiş, işlək olmayan strukturlarda fəaliyyət göstərməsi və getdikcə çətinləşən fəaliyyətinin fərqinə varmasıdır. Başqa sözlə desək təşkilatda çalışan işçilər artıq bu və ya digər formada işlərin effektivliyini özlərində sorğulamağa başlayırlar. Köhnəlmiş təşkilati dizayn lazımsız qeyri-müəyyənlik və qarışıqlıq yaradır, tez-tez təşkilatda hesabatlılığın olmaması ilə nəticələnən zəif idarəetmə mühiti formalaşdırır. Ən çox rast gəlinən problemlər isə rollardakı qarışıqlıq, funksiyalar arasında əlaqələndirilmənin olmaması, fikir mübadiləsinin aparılmaması, qərar qəbul etmədəki yavaşlıq, idarəetmədə mövcud olan lazımsız mürəkkəblik, aşırı stress mühiti və qarşıdurmaların intensivləşməyidir.

Tövsiyyə edərdim ki,  dəyişiklik qərarını verməzdən öncə təşkilati məqsədlərinin nələr olduğu qərarlaşdırılsın, planlaşdırılan təşkilati struktur məqsədləri həyata keçirməyi və  işlərin icrasını tam təmin edə bilsin. Ən əsası əmin olmağa çalışın ki, hansı modeli seçməyinizdən asılı olmayaraq təşkilatın enerjisi səmərəli şəkildə istifadə ediləcək və mövcud olan strukturdan daha yaxşı dizayn ərsəyə çıxacaq.

  • Bu tip dəyişikliklərə qərar vermə səlahiyyəti olan “təşkilati memarlar” kimlərdir? Müəssisənin hansı bölmələri bu işdə daha aktiv iştirak edir?

Təşkilati dizayn dəyişikliyinə bir layihə kimi baxılmalıdır. Yaxşı olardi ki, bütün işçilər maraqlı tərəf olduqları üçün dizayn qərarında onların mövqeyi də diqqətə alınsın. Nəzərə alınmalıdır ki, işçilərin yeni dizayndan razılığı və məmnuniyyəti olmazsa onun effektivliyi istənilən nəticəni verməyəcəkdir. Model bütün təşkilatın başa düşə biləcəyi və həyata keçirə biləcəyi şəkildə olmalıdır. Prosesin özündə isə biləvasitə təşkilatın üst rəhbərliyi iştirak etməli, hər hansı bir dəyişikliklə bağlı yekun qərar verməzdən öncə və dəyişiklikdən sonrakı proseslərdə yer almalı və müştərək çalışılacaq bütün maraqlı tərəflərlərlə razılıq əldə edilməlidir.

Təbbi ki, təşkilat daxilində dəyişiklik qərarına etiraz edənlər də olacaq. Bu çox arzuolunan haldır. Çünki etirazlar varsa demək ki, dəyişikliklərlə bağlı qərarlar “challenge” edilir. Və əgər qərarın doğruluğuna əminiksə, etiraz edənləri də inandırmalı və yekun konsesunsus əldə edilməlidir. Bunun üçün isə seçimimizi, qərarımızı ilk əvvəl özümüz sorğulamalı, yəni doğru qərar verdiyimizi müxtəlif aspektlərdən dəyərləndirməliyik.

İlk əvvəl planlaşdırdığınız dizayn strategiyamızın bünövrəsini  mütləq şəkildə dəstəkləməlidir. İşin necə təşkil edilməli olduğu müəyyən etməli, üst-üstə düşən və ya təkrarlanan funksiyaları müəyyən edib aradan qaldırmalı, fərqləndirmə,inteqrasiya təmin olunmalı, məsuliyyətlər, səlahiyyətlər dəqiq müəyyən edilməli, təşviq və həvəsləndirmə doğru tənzimlənməli, təşkilatda nəzarət aralığı real olmalı, uğurlu komanda işi təşkil olunmalıdır.

  • Uğurlu təşkilat dizaynı özündə hansı mərhələləri ehtiva edir?

Uğurlu təşkilati dizayn əldə etmək üçün bir  çox spesifik məsələlər nəzərə alınmalıdır. Çünki bunlar təşkilatın effektiv formalaşması prosesində olduqca əhəmiyyət kəsb edir. Qısa olaraq uğurlu dizayn əldə etmək üçün prioritet şərtləri və ya əlamətləri bu cür  sadalamaq mümkündür:

– üst rəhbərliyin davamlı dəstəyi alınmalı

– strateji bines-keyslər hazırlamaqla hissəvi, razılaşdırılmamış dəyişiklik təşəbbüslərindən      yayınılmalı

– işçilərin dəyişiklik prosesində aktiv iştirak etmələri təmin olunmalı

– xarici maraqlı tərəflərlə kommunikasiya vasitələrinə investisiya ayrılmalı

– İR mütəxəssisləri prosesə yaxından cəlb olunmalı

– effektiv layihə idarəetmə mədəniyyəti əldə olunmalı və qorunmalı

– təcrübə və bacarıqların düzgün kombinasiyasına malik xüsusi komanda formalaşdırılmalı

– təşilatın strategiyası, dəyər zənciri və qərar vermə səlahiyyətləri müəyyən olunmalı

– səlahiyyətli və peşəkar insanların ahəngdarlıqla birgə işləməsi təmin olunmalıdır

  • Müəssisənin idarə edilməsində istifadə edilən, keyfiyyət baxımından ən effektiv təşkilatı struktur  modelləri hansılardır?

İlk öncə onu vurğulayım ki, təşkilati  dizayn ümumi mənada təşkilatın strukturu ilə missiyasının uyğunlaşdırma prosesidir. İlk əvvəl effektivlik deyiləndə nə nəzrdə tutulur bunu bilməliyik. İşin necə aparılması, biznes proseslərin necə işləməsi, məlumat mübadiləsinin necə həyata keçirilməsi və insanların necə təşviq edilməsi, təşkilatın nə dərəcədə effektiv fəaliyyət göstərdiyinə birbaşa təsir göstərir. Məhz buna görə effektiv təşkilati dizayn düzgün nəzarət modelinə, lazımi çevikliyə, mükəmməl təşviq modelinə malik olmalı və insanlardan və digər əsas resurslardan maksimum fayda əldə emək imkanı verəcək düzgün balansı təmin etməlidir.

Modellə bağlı isə bildirmək istərdim ki, bütün təşkilatlar üçün vahid və doğru strukturun olması mümkün deyil. Düzgün struktur modeli təşkilatın nəyi reallaşdırmağa çalışmasından asılıdır. Xətti, funksional və matris kimi mərkəzləşdirilməmiş struktur modellərində səlahiyyətlər yuxarı səviyyədə mərkəzləşdirilir, qərar vermə bir neçə əsas rəhbər işçinin əlində cəmlənir, ənənəvi və standart modeldir, qeyri çevikdir və dəyişikliyə yavaş reaksiya verir. Şəbəkə və ya Komanda əsaslı qeyri- mərkəzləşmiş struktur modellərində isə işçilərin əlində daha çox səlahiyyət olur (səlahiyyətlər paylaşdırılır) və təsdiq proseslərində iştirak edən işçi sayı çox olmur, orqanik və əlaqəli dizayna malikdir, təcrübə üzərində qurulur, qeyri-çevikdir, dəyişməyə sürətli reaksiya verir. Gördüyünüz kimi “İdeal təşkilati dizayn modeli və ya ən yaxşı struktur modeli” anlayışı yoxdur, təşkilata ən uyğun olan model vardır.

  • Təşkilatın təhlili və gələcək planın hazırlanması prosesi necə həyata keçirilir?

Nəzərə almaq lazımdır ki, təşkilati dizayn etmək zamanla şirkətin hər bir üzvünün iştirak etməli olduğu böyük bir layihədir. Ümumi şəkildə isə, bu proses dörd addımdan ibarətdir: İlk olaraq “cari vəziyyətin təhlili və qiymətləndirilməsi” həyata keçirilməli, daha sonra isə növbə ilə “yeni dizaynın planlaşdırılması və formalaşdırılması, işləyişinin təmin edilməsi, qalıcı olaraq qəbul edilməsi və effektivliyinin ölçülməsi” prosesi izlənməlidir.

Təşkilatın təhlil edilməsinin başlanğıc nöqtəsi isə mövcud vəziyyətin, strukturun və proseslərin təhlilinin aparılması və gələcəkdə ona təsir göstərə biləcək strateji məsələlərin qiymətləndirilməsidir.  Təhlil zamanı tələb olunan bütün fəaliyyətlərin lazımi qaydada yerinə yetirilib-yetirilməməsi və bir çox hal nəzərə alınmalıdır. Təhlillərdən sonra isə  dəyişikliyin planlaşdırılması həyata keçirilir. Bu planların mərhələli şəkildə həyata keçirilməsi daha məqsədə uyğundur. Planlaşdırma iki ümumi meyarla bağlıdır: “Struktur dəyişikliklərinin gələcək insanların tələblərinə təsirini qiymətləndirmək və bu tələblərə cavab vermək üçün addımlar planlamaq, gələcək strukturu, funskiyalar üzrə əlaqələri və rolları, insan resurslarına olan tələbləri və dəyişikliklərin həyata keçirilməli olduğu istiqamətləri müəyyənləşdirmək”. Təşkilatı planlaşdırdıqdan və dizaynını müəyyənləşdirdikdən sonra geriyə sadecə  yeniliklərin həyata keçirilməsini diqqətdə saxlamaq qalır.

  • Bu istiqamətdə hazırlanan strategiyanı həyata keçirmək üçün hansı praktiki üsullardan yararlanmaq olar?

Ümumiyyətlə təşkilati dizaynının formalaşdırılması zamanı müxtəlif alətlər və metodlar istifadə etmək çox əhəmiyyətlidir. Bu təkcə struktur modelinin effektivliyi üçün deyil eyni zamanda təşkilati proseslərdə nəticəyönümlü həll yollarını təmin etmiş olur. İlk olaraq prosesə reallıq prinsipi üzərindən yanaşmaq lazımdır. Yaratdığımız dizayn nə qədər sadə olarsa, həyata keçirə bilməmiz üçün daha real bir plan hazırlamaq mümkün olacaq. Növbəti prinsip maraqlı tərəflərə diqqət yetirməklə bağlıdır. Dəyişikliyə təsir edə biləcək hər kəsə, bütün maraqlı tərəflərə diqqət yetirməliyik (istər işçilər olsun, istər müştərilər, tədarükçülər, səhmdarlar, dövlət qurumları və hətta media nümayəndələri olsun). Sonrakı addım smart çalışmaq prinsipi ilə insanların necə işləməsini və ya işlərin necə tərtib olunduğunu aydınlaşdırmaqdır. Smart işləmənin xüsusiyyətlərinə hərəkət etmə sərbəstliyinin daha yüksək olduğu rolların dizayn edilməsi, hüquq və imkanların artırılması fəlsəfəsi ilə yanaşma, rahat iş mühiti, yüksək məhsuldar işləyişin inkişaf etdirilməsi, yüksək etibara, inama əsaslanan işçi münasibətlərinin yaradılması və s daxildir. Növbəti addım isə vəzifə qruplarının, heyətlərin müəyyən olunması və çevik layihə komandası yaratmaqdır.

Nəhayət  təşkilatı daha praktiki analiz edə bilmək , həmçinin daha doğru dizayn etmək üçün Michael Goold və Andrew Campbell’in hazırlamış olduqları 9 testdən istifadə edilə bilər. Bu modelin əsas üstünlüyü əhatəli prinsiplərə söykənən, ən vacib məsələlələrin həlli üçün praktik yoxlama və yönləndirmə imkanı təmin edən infrastuktur formalaşdırmasıdır. Çox böyük həcmdə məlumat paylaşımını labüd etiyi üçün bu müsahibədə bu testlər haqqında uzun məlumat vermək imkanımız yoxdur. Oxucular internet resurslarından test haqqında dolğun məlumat tapa bilərlər.

  • Rəşad bəy bir çox önəmli şirkətdə uzun illər çalışmış bir mütəxəssis olaraq, şəxsi təcrübənizə nəzər yetirsəz bu sahəyə yeni başlayalar üçün nə kimi tövsiyyələr verərdiniz ?

Ölkəmizdə təşkilati dizaynla bağlı funksional öhdəliyi olan struktur vahidi çox az təşkilatlarda mövcuddur. Hər bir halda həm cari öhdəliyi olan, həm də bu proseslərdə iştirak etmək istəyən dostlarımız üçün tövsiyyəm çalışdıqları təşkilatın bütün proseslərinə yaxından bələd olmalarıdır. Biznes prosesləri nə qədər yaxşı və təşkilati informasiyaya nə qədər çox hakim olsalar struktur dəyişikliklərində bir o qədər çox dəyər yaratmış olacaqlar. Bəli, reallıq budur ki, bəzi hallarda rəhbərlər struktur dəyişikliyi və ya modellənmsi proseslərində eqosentrik mövqe sərgiləmiş ola bilər. Buna görə də bəzi təşkilatlarda müvafiq mütəxəssislər struktur dəyişikliyi prosesində rol almağa daha az maraq göstərirlər. Lakin əgər bu insanlar dəyər qatmaqla bağlı israrlı olsalar, həvəsdən düşməsələr, daha sistemli, strukturlu, əlaqəli və rəqəmlərlə rəhbərliyi yönləndirə bilsələr istədikləri etimadı əldə etmələri üçün çox böyük imkan qazanacaqlar.

Müsahibəni götürdü: Gülçin Mahmudzadə

Əlaqəli yazılar